無印良品如何在5年內做到「全面零加班」?公司揪偷懶上網員工…禁加班後反而業績狂漲!

Mei

生活

2017-10-30


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奉行簡約生活的「無印良品」是日本知名品牌,產品和經營理念在世界也同樣受到歡迎,不過看似一帆風順的無印,過去確曾面臨嚴重虧損問題,直到社長松井忠三推出「零加班」的經營理念,才救回一命!

 

▼無印良品在日本海內外都有不少分店,不過2001年曾史無前例地有了38億日圓(約10億台幣)虧損,面臨經營危機。這時松井忠三臨危受命,成為無印的新社長,在實施一系列改革後,終於讓無印的成長率有了V字型的反彈!

 

▼松井忠三是怎麼做到這點的呢?曾任人力資源管理部部長的他,在《無印良品90%靠制度》一書中提到方法就是推行「零加班」。他指出無印的員工經常忙到坐最後一班電車回家,週末一天忙於家務打掃,一天就只想休息,「這樣的生活不僅讓員工無法提升生產力,也無法在工作上提出創新想法。」讓他決心去掉員工的加班習慣。

 

▼第一步:循序漸進。

松井忠三知道零加班不可能一夕達成,所以先把一星期中的一天訂為「不加班日」來推廣。令人驚訝的是,員工都完成了這項規定,之後一天再慢慢增長為兩天,起初有點混亂,但他立志達到「傍晚六點半準時下班」的目標。只是公司雖然準時關燈,還是會有員工摸黑回來,偷偷加班,或是把工作帶回家做,失去零加班的意義。

 

▼第二步:教育員工,找出「不做也無所謂」的工作。

除了公司制度外,松井忠三也從教育員工著手。他發現常加班的員工大多有一項特徵,那就是工作太過認真,每個支微末節都想做到好。他指出零加班的重點不是放任工作品質低落,而是教導員工在上班時間完成工作的重要性,也就是提升工作效率。

 

松井忠三舉例說,開會報告用的投影片,可以由部門先決定好格式,員工只要直接套上最新數字和文字就可已使用,節省大把時間。另外,根據公司調查員工網路的使用量,發現其實還是有25%的員工上班瀏覽無關的網站。如果這些時間都能節省下來,看清工作的本質,就能在8小時內完成更多工作,達到零加班的目標。

 

▼第三步:教育管理層如何減少工作量。

不只員工需要教育,管理階層也該接受改變。松井忠三建議每個部門設立「完成期限」,讓員工學習如何安排優先順序。不過如果只有這樣,可能會導致更多員工投入任務、或花更長時間,勢必很難根除加班,所以還是得從減輕工作量著手。

 

松井忠三直接請各部門提出不加班的解決方案,例如商品部指出有些常用資訊不在資料庫中,需要自己建檔,他就請系統部將有關資料一齊釋出。在這樣的溝通協調中,他們終於將全公司的工作時數削減到原本的八成以下。

 

▼松井忠三表示,因應某些比較急的結帳期或展示期,要根除加班還是很困難,但他先設立「10%以下」的門檻,只在下班時間後,部門留下來加班的人只能有10%,之後2013年又降為7%,現在即使是展示會期間,加班人數還是只有7%以下。

 

▼第四步:全面禁止「傍晚交付新工作」的惡習。

加班與否跟公司制度息息相關,於是無印良品有個規定就是「一到傍晚,不許把新事情委託給別人」 ,因為只要在傍晚交付新工作,往往就會超過下班時限。因此不同部門間的委託大多要上午完成,將任務交給別人前,也必須事先評估完成的時間,才會提升效率。

 

松井忠三指出,許多想奉行不加班的企業,即使是禁止加班一天,大多也會以失敗收場,「他們之所以失敗,原因在於既不減少工作量,又不增加人員,卻希望工作時數能夠減少,而那是不可能的任務。」

 

▼他認為加班必須花心思去改變公司環境,且從上位者帶頭做起,「假如員工把加班當成一種工作熱情的表現,主管就必須先導正這樣的思維。因為一個人對於工作的貢獻度不是用時間衡量,而是以成果衡量。」他的方法也有卓越成效,無印良品從2007年開始推行零加班制度,至今已超過10年。

 

有時加班往往不代表事情做得好或多,而是公司一種扭曲的文化,也因此影響了職員的家庭生活與健康。從無印良品的多方面做法來看,真的可以看到零加班的許多好處啊!

來源:HK01


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